中小学校财务审计常见问题和整改建议

单位财务管理是否到位,风险控制是否有效,受内部控制管理影响很大。一个单位既要不断健全完善内控制度,又要严格执行内控制度。中小学校财务管理内部控制如果失效,将会引发多方面的问题。这些问题及相应整改建议如下:

财务工作需要较高的专业素养,具备专业知识是从业人员的必要条件。为防范错误或舞弊行为,财务岗位要严格落实不相容原则和亲属回避制度。财务岗位要求不达标最常见问题表现为以下三个方面:

1.人员工作能力不达标。虽然会计岗位从业资格证书可能将被取消,但取得从业资格仍然是具备会计岗位工作能力的有力证明。即使资格证书不再是从业的必备条件,但从具备从业资格人员中选拔任职会计岗位更为妥当。尤其是中小学校,现有会计人员由教师转岗担任不在少数,更应当注重选拔专业人员,逐步替换原有人员,并加强岗位能力继续教育,确保人员工作能力达到要求。

2.未严格落实岗位不相容原则。严禁会计和出纳、保管和会计记录、登记明细账和登记总账、支票保管和印章保管等岗位之间相容。即使再小的单位,也要确保岗位分离。会计工作岗位可以一人一岗、一岗多人或者兼职,但出纳人员不得兼顾监管审核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作等。

3.未严格落实亲属回避制度。中小学校选用会计人员应严格落实亲属回避制度,单位的直系亲属不得担任本单位的会计机构负责人、会计主管人员;会计机构负责人、会计主管人员的直系亲属不得在本单位会计机构中担任出纳工作等。

原始凭证审核是确保财务真实反映经济活动的第一道关口,审批手续完备是防范随意支出的有效手段,两者都是规避问题的重要环节。在经办经济业务时,财务人员要严格审核原始凭证和审批手续。常见问题及整改建议有:

1.原始凭证达不到财务要求。对要素不完整、填写不清楚、手续不齐全、分项与总项矛盾等存在疑虑的原始凭证,财务人员应不予受理,并要求经办人员补充、更正,或者重新开具,要素齐全、手续完备、清晰明了后方能予以办理。

2.原始凭证违反法规制度。审核发现存在违反财经纪律、财务制度的原始凭证,要及时向领导报告,提出意见和建议,必要时向上级有关部门反映。

3.支出审批手续缺失。所有报销凭证都要履行严格审批手续,不同岗位按照权限审核签字。原始凭证应由两名以上经办人员共同签字确认。建立理财与集体决策工作机制,用制度堵塞漏洞,降低支出随意性。凡属大额支出项目须经集体讨论,避免“一言堂”、“一支笔”。

中小学校办学经费主要由国家财政提供,其预算、决算管理要求更加严格。加强预算、决算管理是做好财务管理的重要保障,预决算公开也是大势所趋。这方面存在的问题及整改建议主要有:

1.预算编制不完整。学校应将食堂、超市、门面房、书店、游泳馆等国有资产、设施设备出租出借收入及对外培训收入、捐赠收入等非财政性收入全部纳入财政预算管理中,不得遗漏。

2.预算未经集体研究制定。学校预算应由各部门共同提出,由财务部门汇总编制,不能单靠财务部门独立完成;年度预算还要经理财小组审核、学校办公会议研究后通过,确保预算支出科学、完整,避免遗漏。

3.预算支出执行不严格。所有支出应做到先预算、后开支,无预算、不支出,及时、规范办理收支事项,加强预算执行管理。

4.年度预算超支。将超过预算的支出隐匿在往来款项中,因没有合法收入来弥补,最终久拖不还形成新的债务。因此,学校应严格控制预算支出。

中小学校经常签订各类合同,如国有资产出租合同、政府采购合同等。合同管理不到位极易引发纠纷,导致重大损失。合同管理中常见问题及整改建议有:

1.未建立经济合同授权批准制度。单位应当建立完善经济合同授权批准制度,严禁未经授权擅自以单位名义对外签订经济合同,严禁违反规定签订担保、投资和借贷合同。

2.未对合同文本进行严格审核。单位应当指定职能部门或聘请外部专家(如律师等)对合同文本进行严格审核,重点关注合同的构成要素是否齐全,合同的主体、内容和形式是否合法,合同双方权力责任义务是否对等,违约责任、争议解决条款、索赔仲裁和不可抗力等要素是否缺少等。

3.未加强经济合同履行控制管理。对合同履行中签订补充合同,或变更、中止或者终止合同等情形应按相关制度规定的条件进行审查和控制;单位财务部门应当根据经济合同条款办理结算业务;应签订书面经济合同而未签订的,或未按经济合同条款履行的,或验收未通过的工程、货物等,财务部门有权拒绝付款,并及时向单位负责人报告。

4.未加强经济合同登记控制管理。单位应当定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同订立、履行和变更情况,实行合同全过程封闭管理;合同副本应当交存财务部门备案;政府采购文件应当至少保管15年,副本应交所属主管部门备案等。

食堂管理是学校财务管理的薄弱环节,极易出现违规行为,是财务审计的重点部位。食堂管理中常见问题及整改建议有:

1.自主经营食堂账务未纳入单位总账,坐收坐支,形成账外账。按照《中小学校财务制度》第九条规定,中小学校食堂应当坚持公益性和非营利性原则,在学校财务部门统一管理下,实行单独核算。定期公开食堂财务收支及物资采购情况,年终并入单位总账。

2.食堂账不能反映实际收支情况,水、电、燃气、物料等成本费用支出直接记入学校总账。学校食堂实行专账核算,以自身经营服务为记账依据,不得将学校的培训收入、房租收入等非食堂经营服务收入记入食堂账中;不得转移食堂收入,严禁挪用食堂资金;加强食堂成本核算,学生伙食费应全部用于学生伙食成本支出,严禁直接或变相用于学校招待;严禁将食堂的水、电、燃气、物料等成本费用记入学校总账,严禁将无关成本费用记入食堂账。

3.招待费抵顶食堂承包费或水、电、燃气等费用。严格控制食堂对外接待行为,承担接待的费用记收入,不能直接抵顶承包费或水、电、燃气等费用。

按资金性质,学校采购可分为政府采购和非政府采购,按标的物可分为货物、服务和工程三大类采购。学校采购中常见问题及整改建议有:

1.应当实施而没有实施政府采购。各地对纳入政府采购的范畴虽各不相同,但都有明确要求,原则上使用财政性资金的采购都要实施政府采购。如果应当实施而没有实施政府采购,实质是逃避主管部门的监管,需要引起高度警惕。

2.采购方式不合规。采购方式包含公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购及自行采购等。依规选取恰当的采购方式,是能否达到实施政府采购目的的重要环节。对单一来源和自行采购两种方式应严格控制。

3.采购资金未纳入预算。中小学校采购资金都应纳入单位预算管理中。对未纳入而实施的采购行为应严格控制,并予以重点审计。

4.未经授权擅自采购,或擅自变更采购方式、采购范围。所有采购都应先审批后实施,采购人员应在授权范围内实施采购、签订采购合同,不得未经授权采购或擅自变更采购方式、采购范围。

5.验收程序不完备。按照采购合同规定,采购完成后要组织专家进行验收,以保质保量;购买服务要进行绩效评价,工程建设要实施造价审计。所有采购人员不得承担验收任务,所有验收人员都要在验收报告上签字,造价审计要形成审计报告,所有验收材料要妥善保管。

1.未建立健全项目管理制度和廉政责任制度。单位应当建立健全建设项目管理制度和廉政责任制度,通过签订项目管理协议、廉政责任书等,明确各方在项目决策程序和执行过程中的责任、权利和义务,以及反腐倡廉要求和措施等。

2.未严格组织工程验收或缺少项目验收合格证。建设项目交付使用前应当按照合同要求认真组织验收,形成工程验收合格证据资料,并作为相应付款依据。

3.支付基建工程款未留质保金。学校和承包方应当按照住建部、财政部《建设工程质量保证金管理办法》约定工程质量保证金预留方式、比例、期限、是否计息等,未留质保金将难以保证承包方对工程缺陷的及时维修。

4.预留工程尾款未建立明细账。存在多项工程的单位,预留的工程尾款应当按照应付款对象、工程项目建立明细账,避免债权债务关系不明无法付款。

5.未经造价审计即支付全款。经工程造价部门审计后的定案值作为工程款支付依据。严格控制工程款支付节奏,未经造价审计不能支付全款。务必避免已付工程款超过定案值。

6.已交付工程未增加固定资产,账实不符。已经完工并交付使用的工程应及时增加固定资产;对因各种原因未能及时确定工程造价的,也应当按照估算值暂时计入固定资产,明确后再予以更正。

2014年7月,全国总工会办公厅印发《关于加强基层工会经费收支管理的通知》,成为中小学校财务管理制度的有效补充。但审计发现,部分单位借助工会账随意支出,工会账管理不规范。存在的主要问题及整改建议有:

1.未实现独立核算。学校应按要求建立工会账户,或者在总账中设置独立科目核算,避免工会经费与其他资金混淆。

2.工会账成为“小金库”。工会经费同样执行预算、决算、支出审批制度,不能超标准划拨工会经费,不能超范围报销费用,不能把工会账变成“小金库”。

3.借工会名义乱发钱物。按照《工会法》及相关文件的规定,工会账主要用来核算职工的福利性收支,有严格的管理制度及支出标准,不能借工会名义乱发钱物。

部分中小学校有附属单位或者经营实体,如校办工厂等。这些附属单位的财务与学校财务既有密切联系,又相对独立,易于发生违规行为。存在的主要问题及整改建议有:

1.开办附属单位未经审批。学校开办附属单位应当符合《中小学财务制度》,经上级主管部门同意方可举办。

2.附属经济实体支出随意性强。附属单位的业务很多依靠学校的支持,是学校实际的关联方,应加强预算管理,防止支出随意性。

3.学校将不合规支出转移到附属经济实体中报销。禁止学校将无关费用在附属经济实体中报销,避免将附属经济实体作为单位的“提款机”,这是对学校审计的重点环节。

4.附属经济实体入不敷出。学校应加强对附属单位的管理,严禁附属经济实体入不敷出,防止附属经济实体成为学校发展的“包袱”;审计时应查找入不敷出的原因,重点关注是否因学校“抽血”导致。

学校发展经常借助“外脑”,支付专家指导费,同样存在支出违规现象。存在的问题及整改建议主要有:

1.未签订合同或协议,未明确具体指导内容,无付款依据。双方应签订聘请合同或协议,明确指导范围、应达到的效果、绩效评价方法等,做到服务保质保量,付费有据可依。

2.使用现金支付。为防范支出漏洞,应通过银行转账支付专家指导费,并把转账单作为原始凭证入账。

1.归档范围不清晰,保存不完整。学校应当建立健全由财务牵头,行政、后勤及其他部门参与的档案管理制度,明确职责,做到归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,保证档案的真实性、完整性及保密性。

2.保管不善,造成档案丢失、损坏。档案保管要落实“铁门”、“铁窗”、“铁柜”,做好防火、防潮、防盗,做到归档条理,索引清晰,查找方便;电子档案材料要有备份,与纸质档案材料保持一致。

由于经济发展不同等原因,各地区学校财务管理的要求、标准也不尽相同,问题表现同样多种多样。以上11个方面的问题,只是中小学校财务内部控制管理失效的部分表现,一定不能囊括所有。即使问题相同,由于标准差异,解决的方案也会不同。因此,本篇更多的只是抛砖引玉。对不恰当、不正确的地方,敬请批评指正。

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